O Conselho Nacional de Política Fazendária (CONFAZ), em conjunto com a Receita Federal, publicou o Ajuste SINIEF nº 02/2025, promovendo uma alteração significativa na forma como empresas devem armazenar os Documentos Fiscais Eletrônicos (DF-e). A mudança entra em vigor a partir de 1º de maio de 2025 e exige atenção imediata das organizações.
A principal alteração diz respeito ao prazo de guarda dos documentos fiscais eletrônicos no formato XML. A partir da nova norma, todos os DF-e deverão ser armazenados exclusivamente em meio digital por um período mínimo de 132 meses (11 anos) — substituindo o antigo prazo de 5 anos.
NF-e (Nota Fiscal Eletrônica)
NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica)
CT-e e CT-e OS (Conhecimento de Transporte)
MDF-e (Manifesto de Documentos Fiscais)
BP-e (Bilhete de Passagem Eletrônico)
NF3e (Nota Fiscal de Energia Elétrica)
GTV-e (Guia de Transporte de Valores)
DC-e (Declaração de Conteúdo)
NFCom (Nota Fiscal de Serviços de Comunicação)
Embora o prazo seja nacional, os meios de armazenamento poderão ser regulamentados pelos Estados e o Distrito Federal. Isso inclui o uso de tecnologias como:
Servidores físicos
Armazenamento em nuvem
HDs externos
Sistemas de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos)
Independentemente do método, é essencial que os documentos estejam:
Íntegros
Acessíveis
Completos (incluindo eventos como cancelamentos, inutilizações etc.)
O não atendimento das novas exigências pode resultar em multas e sanções fiscais, especialmente se, durante uma fiscalização, a empresa não for capaz de apresentar os documentos solicitados.
É importante destacar que o prazo de 5 anos para a constituição do crédito tributário, previsto no art. 173, I, do Código Tributário Nacional (CTN), permanece válido. Ou seja, o Fisco tem até 5 anos para autuar, salvo em casos de dolo, fraude ou simulação.
No entanto, o novo prazo de 11 anos refere-se à obrigação acessória de manter os arquivos XML, e o descumprimento dessa obrigação pode gerar penalidades independentemente da autuação tributária.
Essa mudança exige uma reavaliação urgente dos processos internos das empresas, principalmente no que diz respeito ao controle e à segurança da documentação fiscal eletrônica. Atualizar sistemas, treinar equipes e revisar políticas de compliance se tornam medidas essenciais para garantir conformidade e evitar riscos legais.
Dica prática: já começou a revisar seus processos de guarda digital? Quanto antes sua empresa se adequar, menor o risco de surpresas desagradáveis no futuro.
