Já vimos no artigo Como gerenciar seu tempo que o gerenciamento do tempo é um dos maiores desafios para as empresas e seus colaboradores.
E para facilitar ainda mais seu dia a dia, listamos alguns métodos que são frequentemente utilizados para o gerenciamento do tempo.
1 – Método Getting Things Done (GTD)
Método “Fazer Acontecer”, onde é estabelecido objetivos, definição de passos e eliminação do que pode atrapalhar o foco na execução.
2 – Matriz GUT
GUT quer dizer Gravidade, Urgência e Tendência, ela é feita em uma planilha de Excel, com cinco colunas.
Coluna 1 – Situações/ Tarefas: Anotar qual a atividade ou tarefa que precisa realizar.
Coluna 2 – Gravidade: Deve ser analisada a intensidade ou impacto que a tarefa pode causar se não for realizada e atribuir notas de 1 a 5.
Coluna 3 – Urgência: Considere o prazo em que precisa entregar a tarefa, por exemplo um prazo definido em lei ou resposta a alguma solicitação de cliente, atribuir notas de 1 a 5.
Coluna 4 – Tendência: Representa como será o desenvolvimento da tarefa se não tiver alguma ação, o potencial crescimento da atividade, problemas que podem ocorrer devido a falta de solução da mesma, atribuir notas de 1 a 5.
Esta técnica foi desenvolvida por Charles H. Hepner e Benjamin B. Tregoe em 1981, com intuito de definir prioridades.
3 – Matriz Impacto X Esforço
Outro método utilizando o Excel é a Matriz Impacto X Esforço que contém 4 quadros conforme o impacto e esforço utilizado para cada tarefa. No quadro I deve ser adicionadas as tarefas de Alto Impacto e Baixo Esforço; no quadro II as atividades de Alto Impacto e Alto Esforço; quadro III as tarefas de Baixo Impacto e Baixo Esforço; e no quadro IV as de Baixo Impacto e Alto Esforço.
Stephen Covey foi quem desenvolveu esta técnica, com o objetivo de priorizar as ações importantes em detrimento das urgentes.
4 – Lista de Tarefas
A lista de tarefas nada mais é que um checklist de tarefas, onde o usuário relaciona todas as atividades que precisa desenvolver e ao finalizar já segue para a próxima tarefa que merece atenção naquele momento.
5 – Técnica Pomodoro
Esta técnica foi criada por Francesco Cirillo nos anos 80, e baseia-se na ideia que dividir o fluxo de trabalho em blocos pode melhorar a agilidade do cérebro e por consequência estimular o foco.
A divisão do fluxo é feita em blocos de 25 minutos, esses blocos receberam o nome de pomodoros. Cada bloco deve ser dedicado a dar atenção a determinada tarefa, com foco apenas nela, após os 25 minutos de foco tem um descanso de 5 minutos e após 4 pomodoros completos (25+5) o usuário ganha 15 minutos para descansar. Existem aplicativos para serem baixados que podem ser utilizados no computador ou celular.
Esses métodos são os mais conhecidos e frequentemente utilizados em empresas, e nada impede que você utilize mais de um dos métodos citados, isso pode ser uma estratégia que traga mais produtividade inclusive.
