Terceirização (Outsourcing)

O Vanin oferece equipe e serviços combinados com os melhores sistemas de Gestão de Recursos Humanos existentes no mercado, que juntos, transformam-se em Soluções Especialistas com alto grau de excelência e aderência, para otimizar diversos processos de folha de pagamento e departamento pessoal, liberando a equipe interna de RH da empresa para atuar de forma estratégica, como parceiro de negócio com foco na atividade fim a nas pessoas.

O Outsourcing do Vanin é endossado pela nossa reconhecida expertise em processos que envolvem a administração de pessoal, folha de pagamento, legislação trabalhista e previdenciária e otimização de processos de RH, no rol de clientes ativos e nos mais de 100 Sindicatos, Convenções e Acordos Coletivos atendidos.

Gestão de Folha de Pagamento e Departamento Pessoal

Nesta área, o cliente terceiriza a execução dos processos de folha de pagamento e departamento pessoal com os especialistas do Vanin e assegura o cumprimento de prazos, resultados e redução de custos para a sua empresa. Veja os principais serviços:
- Admissão de trabalhadores, documentação legal e personalizada;
- Cálculo da Folha de Pagamento de empregado CLT, estagiário, diretor, comissionado, autônomo, aprendiz;
- Cálculo mensal, quinzenal, 13º salário, PLR, adiantamentos e folhas complementares; 
- Cálculo de Férias e Rescisões;
- Geração de arquivo de integração bancária para qualquer banco;
- Geração de Impostos e Obrigações Acessórias;
- Controle de cálculos minuciosos e regras personalizadas conforme os Acordos Sindicais e Convenções Coletivas de Trabalho;
- Gerenciamento de tabelas de rubricas, cargos, organograma, horários, escalas e sindicatos por cliente.

Agilidade na consulta das informações cadastrais e contratuais

O sistema possui recursos que possibilitam o cliente acessar o sistema em tempo real.
Através deste acesso é possível visualizar qualquer informação com base nas permissões do usuário, acompanhar em tempo real as movimentações, bem como gerar qualquer relatório ou documento disponível no sistema. Veja os alguns benefícios desta solução:
- Inserir dados cadastrais e contratuais para admissão;
- Visualizar a ficha funcional dos colaboradores com foto;
- Emitir aviso prévio e aviso de férias;
- Programar adiantamentos, reajustes salariais, bônus, prêmios, empréstimos;
- Realizar a programação de férias;
- Simular rescisões de contrato de trabalho;
- Atualizar dados cadastrais dos colaboradores.

Benefícios

A rotina de benefícios garante a eficácia no gerenciamento de todos os benefícios dos colaboradores, além de completa integração com a folha de pagamento e com os fornecedores.
Através desta solução é possível identificar, mapear, documentar e parametrizar o controle, mensuração de valores, aquisição de produtos e serviços, descontos em folha, por meio de geração de arquivos de exportação/importação. Destacamos alguns benefícios da solução:
- Gerenciamento de Vale Transporte;
- Gerenciamento de Vale Alimentação/Refeição, apuração de valores automáticos;
- Integração dos descontos de plano de saúde para a folha de pagamento de forma detalhada;
- Integração dos descontos do plano odontológico;
- Controle de descontos por titulares, dependentes, mensalidades e coparticipação;
- Geração de arquivos de importação ou exportação, relatórios e documentos.

Alertas e Relatórios Automáticos

Esta solução permite parametrizar o envio automático de e-mails com informações para tomada de decisão. O cliente que decide quem deve receber, qual informação, dia, horário e periodicidade e o sistema identifica e envia os alertas de forma automática de acordo com os respectivos assinalamentos. Os principais processos automáticos são:
- Programação de férias;
- Vencimento de exames ocupacionais;
- Vencimento de contratos de experiência;
- Alertas de retornos de afastamentos;
- Turnover, absenteísmo e rotatividade;
- Saldo de banco de horas;
- Infrações trabalhistas de jornada de trabalho;
- Espelho de cartão ponto, entre outros.

Otimização de Processos do Cliente

Os serviços de otimização de processos consistem na realização de um diagnóstico de todas as atividades de recursos humanos na empresa. O objetivo é identificar tarefas periódicas realizadas de forma manual, sugerir melhorias e implementar essas tarefas e controles dentro do nosso sistema, com foco na otimização. Substituir elaboração/preenchimento manual de documentos em editores de textos por documentos automáticos no sistema e também o preenchimento/manutenção de planilhas por relatórios conforme a necessidade e demanda de cada cliente. Confira alguns benefícios desta solução:
- Implementação e personalização de documentos conforme a necessidade do cliente;
- Customização de relatórios personalizados;
- Desenvolvimento de regras de negócio para importação de arquivos de proventos e descontos para a folha de pagamento (xls, txt, web services);
- Desenvolvimento de arquivos para exportação de dados para outros sistemas;
- Customização de regras e processos personalizados conforme a necessidade de cada cliente;
- Implementação de Kit de Documentos com geração coletiva de diversos documentos legais e personalizados.

Integração Contábil e Financeira

Com as nossas integrações sua equipe Contábil e Financeira ganha autonomia, segurança e reduz trabalho manual. Através das nossas soluções é possível realizar integrações contábeis e financeiras conforme a regra de negócios da empresa. Principais benefícios:
- Eliminação de trabalho manual de digitação;
- Integração com qualquer sistema gerencial ERP e sistema contábil;
- Parametrização conforme as regras contábeis e financeiras;
- Facilidade na conciliação e geração de lançamentos por centro de custos e rateios, com históricos detalhados;
- Economia de tempo;
- Agilidade na gestão das informações;
- Geração de arquivos de textos ou via web services;

Folha Personalizada e Auditoria Automática

Cada empresa, além de respeitar a legislação trabalhista, previdenciária e sindical, ainda sim, possui uma série de regras, processos, particularidades internas que impactam diretamente na folha de pagamento. Regras essas que exigem uma conferência minuciosa e mensal, que geralmente fica a cargo do empresa. Aqui no Vanin nós entendemos que essa responsabilidade jamais deve ficar a cargo do cliente, pois o RH deve ser um parceiro estratégico de negócios do mesmo. Para solucionar esta demanda, nós desenvolvemos os seguintes processos:
- Identificação e parametrização completa das exigências sindicais;
- Mapeamento e parametrização das particularidades internas do cliente;
- Documentação e validação dos processos de folha de pagamento;
- Implementação de check list por processos, empresas e sindicatos;
- Planejamento das possíveis exceções e implementação de alertas e auditoria automática;
- Mapeamento das atividades manuais, otimização de processos com redução e/ou eliminação de trabalho manual e/ou retrabalho;

Consultoria Trabalhista e Previdenciária

Nesta área atuamos na prevenção e correção de passivo trabalhista e previdenciário, sendo forte parceiro nas situações de:

- Diagnóstico trabalhista e previdenciário;
- Mapeamento, Revisão e Otimização de Processos de RH/DP;
- Análise e acompanhamento dos Acordos e Convenções Coletivas de Trabalho (ACT, CCT);
- Consultoria corretiva e preventiva;
- Planejamento e ações para redução do passivo trabalhista;
- Assessoria em defesas de autos de infração ou reclamatórias trabalhistas e previdenciárias;
- Treinamentos;

eSocial

- Treinamentos e Palestras;
- Mapeamento e revisão de processos;
- Saneamento de dados;
- eDocs - Mensageria automática de envio e recepção de XMLs;
- Sistemas 100% aderentes ao eSocial.

Outsourcing + SaaS

Terceirização de serviços + Sistemas

Nesta modalidade ofertamos a terceirização da folha de pagamento combinada com a utilização dos sistemas de Controle de Ponto Eletrônico, Portal RH, Medicina e Segurança pelo cliente ou qualquer outro módulo na modalidade SaaS. Por ser totalmente integrado com a folha de pagamento, essa modalidade garante uma excelente otimização de diversos processos de recursos humanos nas empresas.

Por que escolher o Vanin para gerenciar a folha de pagamento da sua empresa?

- Utiliza a Solução de Gestão de Pessoas da Senior, considerado um dos melhores sistema de RH do país, com diversas premiações;
- Libera o RH da empresa para atuar de forma estratégica;
- Reduz o custo fixo;
- Foco na atividade fim da empresa;
- Redução de riscos trabalhistas, previdenciários e fiscais;
- Segurança nas atividades;
- Evita investimento em estrutura de Tecnologia RH;
- Evita erros administrativos, fraudes e multas;
- Despreocupação com afastamentos, desligamentos, férias ou ausência de profissionais especializados da área de folha de pagamento e departamento pessoal;
- Atendimento realizado por profissionais apaixonados pelo que fazem;
- Busca constante por melhores resultados e otimização de processos, com foco na eliminação ou redução de trabalho manual e/ou retrabalho;
- Sistema em nuvem, que garante segurança e performance eficiente de serviços;
- Contrato realizado com empresa sólida, com mais de 38 anos no mercado, com área exclusiva e especialista em relações trabalhistas e previdenciárias;


SaaS - Software como Serviço

Como estratégia para as empresas que pretendem assumir com equipe interna a responsabilidade pelo processamento da folha de pagamento e gestão dos processos de departamento pessoal, utilizando ferramentas de ponta, o Vanin disponibiliza a seus clientes o modelo Software como Serviço (SaaS), que consiste da oferta de uma solução em sistema de gestão de recursos humanos (Senior) em regime de locação.

Nesta modalidade, o cliente conta com o acesso aos sistemas, suporte técnico, e também consultoria trabalhista, previdenciária e de processos de administração de pessoal.

Portal RH

Canal de relacionamento via web que permite o acesso dos colaboradores da empresa aos seguintes documentos:
- Demonstrativo de Salários (Holerite);
- Espelho de Cartão Ponto;
- Informe de Rendimentos;
- Atualização cadastral;
- Criação automática de login e senha no mesmo dia da admissão;
- Envio de e-mail automático direto para o colaborador ou RH com as credenciais de acesso ao portal;

Controle de Ponto Eletrônico

O módulo permite o controle inteligente e eficaz da jornada de trabalho dos colaboradores. A gestão pode ser realizada nos moldes da Portaria 1.510/2009 MTE, bem como da Portaria 373/2011 MTE. Principais diferenciais:
- Total integração com a folha de pagamento;
- Leitura e apuração de marcação de ponto;
- Acerto e manutenção descentralizada;
- Integração de arquivos de marcação (AFD) de qualquer modelo de Registrador Eletrônico de Ponto (REP);
- Parametrização de regras de apuração conforme acordos ou convenções coletivas;
- Customização de regras especiais conforme a necessidade do cliente;
- Desenvolvimento de relatórios e espelhos de ponto personalizados;
- Integração automática de envio de dados dos colaboradores e importação dos arquivos AFD com os modelos de relógio ponto Digicon;
- Geração e impressão do Arquivo Fonte de Dados Tratados - AFDT e Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais - ACJEF, de acordo com as exigência da Portaria 1510.

Banco de Horas

Controla de forma eficiente a contabilização das horas para compensação futura, de acordo com as regras do banco de horas do cliente. Algumas características:
- Visualização e controle das informações para colaboradores e gestores de forma automática, sem precisar solicitar para o setor de RH;
- Flexibilização na parametrização de qualquer banco de horas;
- Implementação de regras personalizadas para contabilização de horas conforme a necessidade do cliente;
- Customização de relatórios de banco de horas;
- Parametrização de envio automático de relatórios via e-mail, para acompanhamento e programação de compensações de horas;
- Possibilidade do colaborador acompanhar suas horas em tempo real através do Portal RH;
- Integração com a folha de pagamento;

Ponto Web

Nos moldes da portaria 373 MTE, a solução permite controlar a marcação da jornada de trabalho dos colaboradores, através da marcação de ponto pela internet.

Ponto Móvel

Permite controlar a marcação de colaboradores que realizam serviços externos ou trabalham remotamente. O aplicativo reduz custos e auxilia na prevenção de riscos trabalhistas, já que está de acordo com a Portaria 373/2011 do MTE. Sendo assim, os usuários das plataformas iOS e Android podem marcar o seu ponto de qualquer lugar, mesmo sem internet no smartphone. Principais benefícios:
- Redução de custos com aquisição e manutenção dos REPs - Registradores de Ponto Eletrônico (relógios);
- Simplicidade na utilização;
- Localização da marcação por GPS;
- Histórico das marcações realizadas;
- On-line e Off-line;

Portal Web Gestor

Para fazer a gestão das marcações de ponto, a solução disponibiliza para o gestor um painel com as marcações de seus colaboradores e um mapa com o local, data e horário de cada marcação de ponto.

Administração de Pessoal e Folha de Pagamento

Gestão da folha de pagamento, admissão, rescisão, documentos legais, dependentes, pensões, salários, férias, impostos, obrigações acessórias, provisão e contabilização.

Recrutamento & Seleção

Gestão completa do processo seletivo, currículo web (trabalhe conosco), requisição e abertura de vagas, registro das etapas do processo, gestão de rankings e pontuação, efetivação de candidatos.

Cargos & Salários

Descrição de cargos, política salarial, proposta salarial, gestão de desempenho, gestão por competências, avaliação de desempenho e competências.

Treinamento & Desenvolvimento

Levantamento de necessidades de treinamento, orçamento e reserva, administração de recursos, avaliações, certificado de habilidades e conhecimento, administração de eventos e gestão de horas de treinamento.

Quadro de Vagas

Gerenciamento do organograma, controle de vagas, proposta e aprovação de vaga, manutenção e redimensionamento de quadro, quadro previsto x realizado.

Orçamento de Pessoal

Geração de cenários, controle e cálculo de orçamento, conferência e análise de valores orçados.

Pesquisas

Elaboração de questionários, coleta de dados via web, tabulação de resultados e entrevista de desligamento.

Segurança do Trabalho

Gestão do PPRA e PPP, controle e registro de atividades da CIPA, brigada de incêndio, controle de estoques/distribuição e validade de EPIs, registro e investigação de acidentes e incidentes de trabalho, e gestão de atividades do SESMT.

Medicina Ocupacional

Gestão do PCMSO, audiometria, medicina assistencial e ocupacional, atendimento e agenda médica, prontuário clínico e receituário médico, controle de medicamentos, companhas de vacinação e exames periódicos.

eSocial

Identificação e geração dos eventos iniciais, de tabelas, periódicos e não periódicos, geração manual ou automática, gestão de mensageria, envio e recepção de arquivos.


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