Construtora Guilherme otimiza processos de RH com as soluções do Vanin


Até o mês de fevereiro de 2014 a Construtora Guilherme mantinha um Departamento Pessoal interno com processamento da folha de pagamento e demais obrigações acessórias . Devido à demanda, este setor ficava limitado apenas aos processos rotineiros. Os diretores da empresa projetavam transformar o atual departamento pessoal da empresa em uma área estratégica de Recursos Humanos alinhada aos negócios . Mas era preciso se desfazer de uma operação e responsabilidade que não fazia parte da sua atividade fim, a “folha de pagamento”.

Diante deste cenário, a solução foi buscar um fornecedor de serviços, o que resultou na escolha do Vanin Contadores Associados. 

Conversamos com a Gestora de Recursos Humanos da Construtora Guilherme, Silvana Ganzala, que é a responsável pelo acompanhamento do projeto de terceirização da folha de pagamento.

Vanin: Fale um pouco da história da Construtora Guilherme.

Silvana: A Construtora Guilherme é uma empresa do ramo da Construção Civil, com 21 anos de atuação, situada em Cascavel – PR., já realizou centenas de obras de grande e médio porte, na região sul do país, sendo obras particulares e públicas.

Vanin: Como era a realidade vivida pela Construtora Guilherme antes de ser cliente do Vanin Contadores? E hoje, o que mudou após utilizarem as soluções do Vanin?

Silvana: Alguns processos ainda estavam sendo executados de forma manual, onerando assim “o tempo”, bem como gerando retrabalhos à equipe. As rotinas deixaram de ser manuais, se tornaram ágeis e seguras, otimizando assim todo o processo.

Vanin: De forma geral, quais são os resultados alcançados pela Construtora Guilherme na área de Recursos Humanos com o apoio do Vanin?

Silvana: No primeiro momento a empresa controlava a jornada de trabalho utilizando cartões ponto manual/mecânico e a apuração destes eram feitas de forma manual. A demanda de tempo era grande e com a possibilidade de erros na apuração. A Construtora fez a aquisição de relógios ponto eletrônico e das soluções Vanin para fazer a gestão do ponto. Os poucos cartões manuais que ainda temos também está sendo feita a aferição no sistema de ponto para otimizar ao máximo os processos de RH. O sistema de ponto permite também gerar relatórios para conferência do que foi digitado com o real anotado em ponto manual pelo trabalhador. Também permite a emissão de relatórios para análises de quantidade e valor de horas extras, absenteísmo, garantindo assim, um maior controle e acompanhamento dos dados relativos à jornada de trabalho.

Tínhamos alguns controles feitos em planilhas que agora foram incorporados no sistema de folha, gerando assim agilidade e segurança nas informações. Ocorreu também a parametrização das informações para gerar recibos e relatórios de acordo com a realidade da empresa, bem como com base nas convenções coletivas de cada sindicato onde a empresa executa os serviços.

O pagamento da folha dos empregados era lançado um a um para enviar ao banco, hoje com a geração de arquivos bancários conseguimos enviar o pagamento de todos os empregados de uma única vez, bem como o pagamento de férias e rescisões.

Recebemos também relatórios automáticos por e-mail com alerta de vencimento de férias, prazos de contratos de experiência e previsões de retorno de afastamentos.

No início, a ideia de parceria com a Vanin era para gerirmos as informações da Administração de Pessoal e Folha de Pagamento, porém estamos utilizando a solução de Controle de Ponto Eletrônico e para atender as exigências do eSocial.

A empresa também fez a aquisição dos módulos de Medicina Ocupacional e Segurança do Trabalho que fazem parte do rol de soluções do Vanin. Os mesmos já foram implantados e as informações do PPRA e do PCMSO já estão sendo alimentadas, com o objetivo de gerenciar essas informações com segurança, agilidade e qualidade. 

Com as ferramentas e soluções do Vanin viabilizamos a gestão de todo o processo do Departamento de RH para estarmos preparados para o eSocial, bem como, otimizamos tempo e processos e a qualidade das informações prestadas ao trabalhador e a empresa como um todo.

Vanin: Como você avalia o relacionamento com o Vanin Contadores?

Silvana: Está sendo muito bom, pois está atendendo as necessidades e expectativas da empresa.